Concrete vragen voor je vrijwilligersbeleid

Visie & beleid

Met deze concrete vragen kan je aan de slag om je vrijwilligersbeleid uit te schrijven! Veel succes ermee!

1. Visie

Samen met je stakeholders stel je een visietekst op rond vrijwilligerswerk in lijn met de algemene visie van de organisatie.

  • Waarom werkt onze organisatie met vrijwilligers?

  • Wat betekenen vrijwilligers voor cliënten, beroepskrachten, organisatie en familie?

  • Wat is eigen aan het vrijwilligerswerk in onze organisatie?

  • Wat maakt ons anders dan andere organisaties?

  • Welke doelstellingen willen we met de vrijwilligers bereiken?

  • Wat verwachten de cliënten van de vrijwilligers?

  • Hoeveel tijd en middelen kan de organisatie besteden aan de ondersteuning en uitbouw van het vrijwilligerswerk?

  • Waar willen we naartoe? Hoe ziet de werking er binnen vijf jaar uit?

Tip: Geef aan dat vrijwilligers een zeer waardevolle bijdrage leveren en je organisatie inspanningen doet om vrijwilligers goed te omkaderen.

2. Zicht op vrijwilligers

Ga in dit onderdeel op zoek naar je innerlijke Jambers. Wie zijn mijn vrijwilligers, wat doen ze en waarom?

  • Hoeveel vrijwilligers zijn er ongeveer actief? Wat is ons ideale vrijwilligersaantal?

  • Waarom doen vrijwilligers bij ons aan vrijwilligerswerk? Wat motiveert hen? Wat zijn hun verwachtingen tegenover de organisatie?

  • Is het engagement dat we van vrijwilligers verwachten eerder vrijblijvend of langdurig?

  • Welk type vrijwilliger zoeken we? Over welke competenties moeten ze beschikken?

  • Hoe gaan we om met ‘geleide’ vrijwilligers die vanuit een bepaalde opdracht hun vrijwilligerswerk uitvoeren? (maatschappelijke stages, sociale activering, taalstages…) Dit vraagt een andere soort begeleiding.

  • Heeft vrijwilligerswerk binnen onze organisatie een extra sociale dimensie? Hoeveel ‘kwetsbare’ vrijwilligers kunnen we opvolgen en coachen.

  • Binnen welke diensten is het werken met vrijwilligers een kerntaak?

  • Welke taken verrichten vrijwilligers op deze diensten? Omschrijf per taak de verwachtingen naar een vrijwilliger.

  • Maak duidelijk dat vrijwilligers geen zorgtaken kunnen opnemen. Wat kan wel, wat kan niet?

  • Hoe autonoom mogen vrijwilligers hun taak invullen? Is er ruimte voor eigen inbreng van de vrijwilligers?

Tip: Zoek naar trends en ontwikkelingen in je vrijwilligersbestand waarmee er rekening moet gehouden worden. Bv. vergrijzing van vrijwilligers, vraag naar betaald ‘vrijwilligerswerk’… Hoe ga je hiermee om?

3. Organisatie en coördinatie

Beschrijf in dit onderdeel wie verantwoordelijk is voor het begeleiden van vrijwilligers en wat hun plaats is in de organisatie.

  • Wat is de plaats van vrijwilligers in het organigram?

  • Wie gaat het vrijwilligerswerk begeleiden en coördineren en is de eindverantwoordelijke van het vrijwilligersbeleid?

  • Hebben medewerkers de juiste competenties om te werken met vrijwilligers? Worden begeleiders hierin opgeleid?

  • Hoe verhouden vrijwilligers zich tot de betaalde krachten? Staan de beroepskrachten open voor participatie van vrijwilligers?

  • Wat verwacht je van de samenwerking tussen personeel en vrijwilligers?

  • Wat wordt er met de signalen gedaan die vrijwilligers doorgeven?

  • Op welke manier geven medewerkers blijk van waardering naar vrijwilligers? En hoe geven ze door dat ze niet zo tevreden zijn?

Tip: Laat zien dat de begeleiding van vrijwilligers niet alleen jouw verhaal is, maar van de hele organisatie.

4. Voorwaarden

Noteer welke voorwaarden ertoe bijdragen dat vrijwilligers hun werk goed kunnen uitvoeren en zich gewaardeerd weten.

  • Wanneer ondertekenen vrijwilligers hun vrijwilligersovereenkomst?

  • Is er een onthaalbrochure met nuttige info?

  • Krijgt de vrijwilliger een badge, parkeerticket, schort? Wie regelt dit?

  • Hoe worden vrijwilligers geïnformeerd?

  • Waar moeten vrijwilligers hun uren registreren?

  • Wie verwittigen vrijwilligers als ze niet kunnen komen?

  • Wat bied je de vrijwilligers? (waarderingsbeleid)

Tip: Vraag na welk budget beschikbaar is voor de realisatie van het waarderingsbeleid en opgelegde voorwaarden.

5. Vinden en binden

Na het onderdeel van beleid en plannen, gaan we in dit onderdeel de vrijwilligers vinden en binden met aandacht voor selectie, participatie en vorming.

  • Hoe worden vrijwilligers aangesproken en aangetrokken?

  • Welk rekruteringsmateriaal is er beschikbaar?

  • Worden de huidige vrijwilligers betrokken bij de zoektocht naar nieuwe vrijwilligers?

  • Wie is verantwoordelijk voor de selectie, aanname of afwijzing van vrijwilligers?

  • Is er (voldoende) ruimte voor inbreng van eigen talenten en vaardigheden van vrijwilligers?

  • Wie introduceert de vrijwilliger? Bestaat er een inwerkprogramma voor vrijwilligers?

  • Is er sprake van een proefperiode en hoe lang duurt die?

  • Zijn er begeleidingsgesprekken over het functioneren van de vrijwilliger ingevoerd? Hoe vaak en door wie?

  • In hoeverre hebben vrijwilligers inspraak en medezeggenschap in beleid en organisatie van het vrijwilligerswerk?

  • Hoe leren vrijwilligers bepaalde vaardigheden aan die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden?

  • Is er sprake van een vormingsbeleid voor vrijwilligers? Moeten nieuwe vrijwilligers verplicht een basisvorming volgen?

  • Worden er exitgesprekken gevoerd met vrijwilligers die hun vrijwilligerswerk stopzetten?

Tip: Het vrijwilligersbeleid is een intern document dat vrijwilligers normaal niet te zien krijgen. Vele antwoorden op deze vragen kan je vermelden in een onthaalbrochure voor vrijwilligers.

6. Van vaststellen tot bijstellen

Het vrijwilligersbeleid op tijd evalueren is essentieel om vooruit te gaan. Het is dan ook een document dat steeds aangepast kan worden aan nieuwe ontwikkelingen of verandert door de input van vrijwilligers, cliënten of collega’s.  

  • Zijn de doelen en plannen van het beleid daadwerkelijk gerealiseerd?

  • Waarom is dat wel of niet gelukt?

  • Welke suggesties voor verbetering komen naar voren?

Tip: Het evalueren van het vrijwilligersbeleid doe je niet alleen. Zet je samen met vertegenwoordigers van diverse betrokken partijen en doorloop het beleid om te kijken wat goed loopt en waar nog extra moeite in gestoken moet worden.  

Conclusie

De kunst is om op al deze vragen een antwoord te formuleren dat gedragen wordt door alle medewerkers. Hoe beter je daarin slaagt, hoe meer sleutels je in handen hebt om te komen tot een gedragen vrijwilligersbeleid.

Bron: https://www.zorgvoorbeter.nl/vrijwilligerswerk-ouderen/vrijwilligersbeleid

Meer inspiratie